Nieuwe leverancier gevonden voor jouw schaarse grondstof? Let hierop voordat je met hen in zee gaat
Dit artikel is geschreven door VMT in samenwerking met Epos.
Carmen Groeneveld
Dionne Irving
Stel, een startup heeft een veelbelovend ingrediënt of een nieuwe leverancier zegt dat ene schaarse ingrediënt te kunnen leveren. Een productontwikkelaar of inkoper heeft veel keuze (of niet) uit aanbieders. Maar hoe beoordeel je of een leverancier betrouwbaar is? En waar let je op voordat je met een nieuwe leverancier in zee gaat? VMT vroeg het aan verschillende producenten.
De huidige wereldwijde crises leiden ertoe dat producenten steeds vaker op zoek moeten naar nieuwe ingrediënten. Dit kan misgaan, bleek uit een eerder artikel op VMT. Het is dus belangrijk om als voedselproducent niet zomaar met iedereen in zee te gaan. Maar hoe stel je nu vast of je te maken hebt met een goede en betrouwbare leverancier? VMT vroeg verschillende producenten waar zij op letten voor ze een leverancier kiezen.
Duidelijke business case
“Je moet een duidelijke businesscase hebben, zegt Peter van Rossem, inkoop manager bij Verstegen Spices en Sauces. “Nieuwe ingrediënten komen bij ons binnen via een lead van inkoop die ter beoordeling aan productontwikkeling wordt aangeboden. Een andere optie is dat productontwikkeling zelf met een nieuw ingrediënt komt. Dit nieuwe ingrediënt moet altijd in onze productontwikkeling passen. Wij zullen dus nooit een nieuw ingrediënt in huis halen zonder een duidelijke business case.”
Aanleveren juiste documentatie
Dianne van Ginkel, Teamleider Inkoop van Epos, laat weten dat het belangrijk is om de betrouwbaarheid van de leverancier vast te stellen. De kruidenleverancier kijkt daarvoor naar verschillende aspecten. “Nieuwe leveranciers moeten GFSI-gecertificeerd zijn. Dat is een harde eis voor ons. Ze moeten ook documenten aanleveren zoals een grondstofspecificatie, allergeneninformatie, certificaten en vragen over het proces van de leverancier (GMO vrij, hittebehandeling). Ook moet de leverancier analyseresultaten aanleveren die uit de gevarenanalyse naar voren komen. Met die informatie controleren we of er echt in zit wat erin zou moeten zitten en of het voldoet aan de regelgeving en voedselveilig is.”
Nieuwe leveranciers moeten GFSI-gecertificeerd zijn”
Beschikken over certificeringen
Voor andere producenten zijn specifieke certificaten belangrijk voor ze met een nieuwe leverancier in zee gaan. “We kiezen, waar mogelijk, ingrediënten die met certificering een beter alternatief bieden voor mens en milieu dan niet-gecertificeerde varianten, bijvoorbeeld Rainforest Alliance voor chocola en hazelnoten”, vertelt Marleen Basart, oprichter van scale-up BitesWeLove. Ook voor Lisette Brouwers, product manager bij Fairtrade Original, zijn certificaten belangrijk. “Zonder een voedselveiligheidscertificaat (GFSI) gaan wij niet met een leverancier in zee. Ook een Fairtrade- of bio-certificering (of in ieder geval interesse om te certificeren) is een voorwaarde voor ons.”
Vragenlijst invullen
Sommige voedselproducenten sturen op voorhand formulieren om in te vullen. “Wij werken met een supplier code of conduct, die sturen we naar al onze leveranciers”, legt Basart uit. Verstegen Spices & Sauces stuurt elke nieuwe leverancier een self questionnaire audit (SQA). “Hierin vragen we allerlei zaken zoals voedselveiligheidscertificaten en inzicht in de complete supply chain. Als deze questionnaire positief beoordeeld is kan onze afdeling inkoop of productontwikkeling pas beginnen met de eventuele nieuwe leverancier”, legt Van Rossem uit.
Grondige keuring van ingrediënten
Maar hoe bepaal je nu of een leverancier ook echt levert wat hij zegt te leveren? BitesWeLove doet dit naar eigen zeggen door het nemen van steekproeven om te testen op smaak en inhoud. Ook Verstegen onderwerpt nieuwe ingrediënten aan een grondige keuring.
“Zodra een leverancier geautoriseerd is om te leveren, onderzoekt een extern laboratorium de ingrediënten te allen tijde op de gestelde parameters. Zij beoordelen de artikelspecificatie van het nieuwe artikel op analyseparameters, voedselveiligheidscertificeringen en voedselfraude. Wij ontvangen doorgaans een preshipment sample van het ingrediënt dat we volledig analyseren. Bij akkoord ontvangen wij het ingrediënt waarna bij binnenkomst nogmaals wordt beoordeeld of het sample overeenkomt met het goedgekeurde preshipment sample. Pas als alle seinen op groen staan kan productie het ingrediënt gebruiken.”
(Lab)analyses en productiemonsters
Ook BitesWeLove en Fairtrade Original doen testen en/of labanalyses voor de nieuwe ingrediënten. “Wij verwachten van onze leveranciers dat zij de benodigde analyses doen en de certificaten kunnen overhandigen. Maar bij nieuwe leveranciers laten we regelmatig aanvullende analyses doen bij een lab. In principe geldt dit voor alle nieuwe grondstoffen. Voor de voedingswaarden doen we zelf een analyse indien nodig”, vervolg Brouwers. Basart neemt vooral in de productie monsters. “Dit doen we meerdere malen in het productieproces om te controleren of het product in lijn is met de specificaties. Wij werken veel met onbewerkte ingrediënten, waarbij je vaak visueel al ziet of het ingrediënt het juiste is.”
Bij nieuwe leveranciers laten we regelmatig aanvullende analyses doen bij een lab”
Goede afspraken maken met leveranciers
Bij het in zee gaan met een nieuwe leverancier is het belangrijk om goede afspraken te maken over bijvoorbeeld de kosten, het volume en de leverzekerheid. “Wij bepalen het volume in overleg met de verkopers. De prijs bepalen we in overleg met de leverancier, en die toetsen we in de markt met vergelijkbare producten. We beginnen met kleine orders om te kijken of de leverancier zijn beloftes waar kan maken. Ook test de kwaliteitsafdeling deze eerste orders heel streng. We betalen vervolgens na ontvangst van de producten. Als deze werkwijze goed gaat, kan er opgeschaald worden”, verklaart Van Ginkel van Epos.
Forecast en locatiebezoek
Ook het maken van een forecast is hierbij belangrijk, stelt Basart. “Naar aanleiding van die forecast maken we afspraken om de grondstoffen en het verpakkingsmateriaal in te dekken. Ook spreken we dan een order lead time af; hoe lang van te voren moet je je order plaatsen om het op de gewenste datum te ontvangen? Over het algemeen gaat dit goed, mits er zich geen situaties voordoen zoals de tekorten door de oorlog in Oekraïne.” Bezoeken van locaties helpt. “Onze sourcing & development managers bezoeken altijd de productielocatie voor de eerste productie, al dan niet vergezeld door de manager Kwaliteit of de productmanager. Indien dit niet mogelijk is – restricties tijdens covid bijvoorbeeld – vragen we een externe partij om de audit voor ons uit te voeren”, vult Brouwers aan. We beginnen met kleine orders om te kijken of de leverancier zijn beloftes waar kan maken”
Inkoop versus productontwikkeling
Tot slot kan de verantwoordelijkheid voor het sourcen van nieuwe en bestaande ingrediënten bij elk bedrijf bij een andere afdeling liggen. Wel ligt die verantwoordelijkheid vaak bij inkoop of productontwikkeling.
“Wie dit initieert hangt af van het vraagstuk. Bij inkoop komt dit met name voort uit klantvragen, alternatieven voor grondstoffen die (tijdelijk) niet meer leverbaar zijn of efficiencyslagen. Bij R&D komt dit met name voort uit ontwikkeltrajecten”, legt Van Ginkel uit.
De afdeling inkoop is bij Verstegen Spices & Sauces eindverantwoordelijk. “Maar natuurlijk koopt inkoop in op basis van een opdracht vanuit productontwikkeling”, aldus Van Rossem. Bij BitesWeLove zijn de oprichters leidend in de productontwikkeling. De inkoop wordt gedaan door Head of Operations en vaak samen met productiepartners.
7 tips van een inkoopexpert:
VMT vroeg de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI) om tips voor de inkoop van nieuwe grondstoffen en ingrediënten. Jan Roddeman, Kennis en Portfoliomanager, geeft de volgende tips:
- Geef duidelijk aan waar je naar op zoek bent, wat de kwaliteitsspecificaties zijn, wat het volume is en wat je leveringseisen zijn. Zorg voor een zorgvuldig en duidelijk inkoopproces voor alle stakeholders.
- Vóór inkoop van een risicovol ingrediënt is het nuttig om een audit te doen bij het betreffende bedrijf. Zo kun je via een gestructureerde vragenlijst de betrouwbaarheid en de interne processen in kaart brengen.
- Zoek online naar referenties over het bedrijf.
- Let tijdens het inkoopproces op of de betreffende leverancier alle afspraken nakomt.
- Controleer na de levering van de ingrediënten of de ingrediënten van de juiste kwaliteit zijn.
- Indien het gaat om een geheel nieuw ingrediënt, zorg dan dat je dicht op de leverancier zit. Denk hierbij niet ‘het bedrijf heeft certificaten dus het zal wel goed zijn’. Soms behoeft een bedrijf een grondiger onderzoek.
- Breng de risico’s van de leverancier en het ingrediënt in kaart. Dit gaat bijvoorbeeld om omgevingsrisico’s (bijvoorbeeld bij koffiebonen) of leveranciersrisico’s (is de leverancier kapitaalkrachtig genoeg in het geval van startups)